จัดการรายงานและชุดรายงานตรวจสอบ
ผู้ดูแลโรงงานเข้าถึงรายงานของทุกหน่วยธุรกิจและควบคุมขั้นตอนทำงานระดับองค์กรได้
อ่านข้อมูลในรายการรายงาน
| ข้อมูล | สิ่งที่ควรตรวจสอบ |
|---|---|
| รายงานและหน่วยธุรกิจ | ตรวจว่าบัญชีก๊าซเรือนกระจกอยู่ในหน่วยงานที่ต้องการ |
| ปีและช่วง 12 เดือน | ตรวจรอบรายงานก่อนเริ่มกรอกข้อมูล |
| สถานะ | ดูว่ารายงานกำลังทำข้อมูล เสร็จสมบูรณ์ อยู่ระหว่างตรวจภายนอก อนุมัติ หรือถูกปฏิเสธ |
| รายการปล่อย | จำนวนรายการปล่อยประจำปีในรายงาน |
| การอนุมัติรายการ (%) | จำนวนรายการที่อนุมัติหารด้วยจำนวนรายการทั้งหมด ไม่ได้ถ่วงน้ำหนักตามปริมาณการปล่อย |
สร้างรายงาน
- เปิด “รายงานทั้งหมด” แล้วกด “สร้างรายงาน”
- เลือกหน่วยธุรกิจและปีรายงาน
- กำหนดเดือนเริ่มต้นหากจำเป็น โดย IdeaCarb จะคงรอบรายงานไว้ที่ 12 เดือนพอดี
- เลือกปีฐานหรือรายงานฐานเมื่อมีข้อมูลสำหรับเปรียบเทียบ
- สร้างรายงานแล้วเปิดแท็บทำข้อมูล
โครงสร้างรายงานที่แนะนำ
ควรมีหนึ่งรายงานต่อหนึ่งหน่วยธุรกิจต่อหนึ่งปี แม้ระบบจะเก็บได้มากกว่าหนึ่งรายงาน แต่รายงานซ้ำทำให้ควบคุมการส่งออกระดับองค์กรและการเปรียบเทียบรายปีได้ยากขึ้น
แก้ไข ปลดล็อก หรือลบรายงาน
- แก้ไขหน่วยธุรกิจ รอบรายงาน หรือรายงานฐานได้เฉพาะเมื่อสถานะรายงานยังอนุญาต
- รายงานที่กำลังรอจัดชุดรายงาน อยู่ระหว่างตรวจชุดรายงาน หรืออนุมัติแล้วจะอ่านได้อย่างเดียว
- รายงานที่ถูกปฏิเสธสามารถนำกลับเป็นฉบับร่างเพื่อให้ทีมแก้ไขรายการ
- การลบรายงานจะลบรายการปล่อย ค่ารายเดือน ระเบียนหลักฐาน และบทสนทนาที่เกี่ยวข้องด้วย จึงควรอ่านหน้าต่างยืนยันให้ครบ
จัดทำข้อมูลรายงานให้ครบ
ผู้ดูแลโรงงานทำงานกรอกรายการได้เหมือนทีมทำข้อมูลในทุกหน่วยธุรกิจ ได้แก่ เพิ่มรายการจากแคตตาล็อกหรือค่า EF กำหนดเอง อัปโหลดใบรับรองของค่า EF กรอกข้อมูล 12 เดือน แนบหลักฐาน ใช้เทมเพลต นำเข้า/ส่งออก Excel ของรายงาน จัดการรายการเชื่อมโยง และใช้แชทระดับรายงานหรือรายการ ดูขั้นตอนทั้งหมดได้ที่ ทีมทำข้อมูล → การกรอกข้อมูลรายงาน
ทำรายงานให้เสร็จและส่งเป็นชุดรายงาน
- ตรวจให้แต่ละรายการมีค่ารายเดือนที่จำเป็นครบและมีหลักฐานอย่างน้อยหนึ่งไฟล์ เพื่อให้สถานะเป็นส่งตรวจ
- รอให้ที่ปรึกษาหรือผู้ตรวจสอบภายในอนุมัติทุกรายการ หรือแก้ไขตามคำขอให้ครบ
- เมื่ออนุมัติครบ 100% รายงานจะแสดง “รายงานเสร็จสมบูรณ์” อัตโนมัติ ไม่มีปุ่มส่งภายในหน้ารายงาน
- กลับไปหน้า “รายงานทั้งหมด” แล้วกด “ส่งให้ผู้ทวนสอบ”
- เลือกรายงานที่เข้าเงื่อนไขและผู้ทวนสอบ จากนั้นยืนยันการสร้างชุดรายงาน
- ผู้ทวนสอบจะอ่านชุดรายงานแล้วเลือกอนุมัติหรือปฏิเสธ หากถูกปฏิเสธ ให้นำงานที่เกี่ยวข้องกลับไปแก้ไข ปรับข้อมูล แล้วส่งชุดรายงานใหม่
คำสั่ง “ส่งให้ผู้ทวนสอบ” เลือกได้ทั้งรายงานฉบับร่างหรือรายงานที่ถูกปฏิเสธซึ่งอนุมัติรายการครบ 100% และรายงานเดิมที่อยู่ในสถานะพร้อมจัดชุดรายงาน
IdeaCarb ไม่ได้ออกใบรับรอง
ผลตัดสินของผู้ทวนสอบใน IdeaCarb เป็นเพียงสถานะของขั้นตอนทำงาน การทวนสอบอย่างเป็นทางการ เอกสารให้ความเชื่อมั่น และการขึ้นทะเบียนกับ อบก. ต้องดำเนินการนอกระบบ
ส่งออกจากหน้ารายงานทั้งหมด
เมนู “ส่งออก” บนหน้ารายงานทั้งหมดใช้สร้าง Versheet Excel ระดับองค์กร โดยต้องเลือกปีรายงานและปีฐาน ไฟล์เหล่านี้ไม่ใช่การส่งออกรายงานฉบับเดียว หากต้องการสมุดงานรายการปล่อยของรายงานที่เปิดอยู่ ให้ใช้ “ส่งออกข้อมูล” บนแถบเครื่องมือแท็บทำข้อมูล